Az Excel nem ellenség
Egy új folyamat első változatához gyakran a táblázat a leggyorsabb megoldás. Rugalmas, mindenki ismeri, és kevés kezdeti befektetést igényel. Nem kell lecserélni addig, amíg a feladatot biztonságosan és átláthatóan ellátja.
Jelek, hogy a táblázat már lassít
Több „végleges” verzió létezik
Ha e-mailben vagy megosztott mappákban több példány kering, nehéz eldönteni, melyik adat az aktuális.
Ugyanazt az adatot többször rögzítitek
Az ügyfél neve bekerül az ajánlati, projekt-, számlázási és riporttáblába is. Ez időt visz el, és eltéréseket okozhat.
Nem kezelhetők megfelelően a jogosultságok
Egyes munkatársaknak csak bizonyos ügyfeleket vagy mezőket kellene látniuk, másoknak vezetői összesítésre van szükségük.
A folyamat egy munkatárs fejében van
A táblázat tartalmazza az adatot, de nem jelzi megbízhatóan, mi a következő feladat, ki felel érte és mikor jár le.
A riport összeállítása külön projekt
Ha minden heti vagy havi kimutatáshoz több fájlt kell összemásolni, az adat nem támogatja időben a döntést.
Kész rendszer vagy egyedi fejlesztés?
Először mindig érdemes megvizsgálni a kész megoldásokat. Ha egy CRM, projektkezelő vagy ügyviteli rendszer érdemi kompromisszum nélkül lefedi a folyamatot, általában ez a gyorsabb út.
Egyedi rendszer akkor indokolt, ha a vállalkozás saját folyamata tartós versenyelőnyt jelent, vagy a kész rendszerekben túl sok kerülőmegoldás, manuális átvitel és korlátozás maradna.
Hogyan történjen az átállás?
- Dokumentálni kell a jelenlegi táblázatokat és felelősöket.
- El kell különíteni a szükséges adatokat a megszokásból tárolt mezőktől.
- Meg kell tisztítani a duplikált és hibás rekordokat.
- Ki kell választani az első átálló folyamatot.
- Tesztimporttal ellenőrizni kell az adatokat.
- A régi táblázatot az átállás után kontrolláltan archiválni kell.
Az építőipari CRM esettanulmány bemutat egy projektalapú megközelítést. Saját helyzetedhez használd a folyamatfelmérőt.